Secretariat de Direction - Adjoint des Cadres - Direction General H/F - Cent Hosp Specialise Edouard Toulouse

Présentation du service
La Direction Générale (DG) de l'établissement est pilotée par le Directeur Général qui définit et conduit la politique générale de l'établissement en partenariat avec la Présidente de la CME et les directions fonctionnelles.

Mission principale :
Assister le Directeur général et les deux Attachés d'administration de la direction générale dans leurs missions.
Missions et activités ;
Secrétariat de Direction :
- Gestion de l'agenda du Directeur général,
- Gestion et traitement du courrier et des courriels : orientation, suivi, classement, archivage,
- Rédiger des courriers simples et/ou retranscrire par écrit les courriers du Directeur,
- Gestion et classement des dossiers papiers et dématérialisés,
- Gestion et suivi de tâches confiées par le Directeur ou les Attachés,
- Accueil téléphonique et physique,
- Organisation de réunions,
- Gestion du planning de garde annuel de l'équipe de Direction
- Création, diffusion et gestion des plannings de gardes et astreintes de l'établissement
- Mise en forme du rapport d'activité annuel de l'établissement avec sollicitation auprès des directions fonctionnelles, DIM et service qualité gestion des risques, en lien avec les attachés
- Gestion réservation des salles de réunions de l'établissement,
- Gestion logistique du service : commandes du matériel nécessaire à l'équipe (papeterie et hygiène),
Instances :
- Préparation, gestion des Instances gérées par la Direction générale en lien avec les Attachés : Conseil de Surveillance, Directoire, Commission des Usagers : collecte des pièces annexes, création de visioconférence, collation, envoi des invitations/convocations- Rédaction de comptes-rendus.
- Création du planning prévisionnel annuel des instances : faire le lien avec les autres instances de l'établissement concernant les ordres du jour et l'articulation entre elles dans le planning des instances.
- Pour chaque réclamation d'Usager, rédiger un courrier accusant réception de la réclamation à destination de l'Usager et orienter la réclamation vers les services et personnes concernés. Suivi de la réclamation et orientation vers le médiateur compétent.
- Suivi du tableau des plaintes et réclamations pour présentation en CDU, en lien avec l'attaché en charge des affaires générales et juridiques.

Le profil que nous recherchons
- Vous êtes titulaire du baccalauréat
- Le domaine de la psychiatrie vous intéresse
- Vous êtes dynamique, patient(e) et avez le sens de l'écoute
- Vous aimez travailler en équipe
- Vous êtes motivé(e)
- Vous avez des compétences relationnelles, techniques (outils bureautiques) et organisationnelles.
Le poste
- Forfait 208 jours travaillés / an
- Horaires fixes du lundi au vendredi
Les avantages
- Rémunération mensuelle : selon règlementation
- 25 à 28 jours de congés, 19 RTT
- Politique dynamique de formation
- Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS) : prestation maladie, chèques vacances, chèques cultures, allocation de rentrée scolaire, aide pour le sport (enfant), Prestations enfants, places de cinéma à prix réduit .
- Crèche en intra-hospitalier
- Remboursement de votre abonnement transport à 75%
- Parking gratuit en intra hospitalier

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Analyser les besoins de l'entreprise en formation, en recrutement et en mobilité professionnelle,Coacher des salariés,Conseiller, accompagner une personne,Recruter et intégrer une personne

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.